Коли ви працюєте з великою кількістю даних у Apple Numbers на своєму Mac, ви можете зіткнутися із ситуацією, коли у вас є дублікати. Це можуть бути імена, адреси електронної пошти, товари, кольори або ще щось.

Пошук та видалення дублікатів може бути складним завданням, якщо у вас багато даних в електронній таблиці. Зрештою, у Numbers немає кнопки «видалити дублікати».

Тут ми покажемо вам кілька різних методів, які ви можете використовувати, щоб знайти дублікати, а потім або помітити їх, або видалити, якщо хочете.

Знайдіть дублікати в числах за допомогою сортування

Якщо у вашій електронній таблиці не так багато даних, ви можете відсортувати їх та перевірити на наявність дублікатів вручну. Цей метод може заощадити вам час у довгостроковій перспективі, але тільки якщо у вас немає тисяч рядків на вашому аркуші.

Сортувати по одному стовпцю

Якщо вам потрібно відсортувати лише один стовпець в електронній таблиці, щоб знайти дублікати, виконайте такі дії:

1. Виберіть таблицю даних, клацнувши будь-де таблиці.
2. Наведіть курсор на стовпець, яким хочете виконати сортування.
3. Клацніть стрілку поряд з літерою стовпця і виберіть «Сортування за зростанням» або «Сортування за спаданням» у меню дій.

Сортувати за кількома стовпцями

Якщо вам потрібно виконати сортування за кількома стовпцями, щоб знайти дублікати в електронній таблиці, використовуйте натомість такі інструкції:

1. Виконайте ті ж дії, що й вище, але замість вибору параметра «Сортування» у меню дій натисніть «Показати параметри сортування».
2. На правій бічній панелі відкриється меню «Сортування».
3. Переконайтеся, що в першому списку вибрано параметр «Сортувати всю таблицю».
4. У списку «Додати правило» під заголовком «Сортувати рядки за кількома стовпцями» виберіть перший стовпець, за яким ви хочете виконати сортування. Нижче виберіть «За зростанням» або «За спаданням».
5. Заголовок «Сортування рядків» тепер має бути «Сортувати за», а під першим створеним вами правилом має з’явитися вікно «Додати правило», що розкривається. Виберіть інший стовпець у списку «Додати правило» і виберіть порядок сортування.
6. Дані повинні сортуватись автоматично, але якщо ні, натисніть кнопку «Сортувати зараз» у верхній частині бічної панелі.

Після того, як ви відсортуєте свої дані, вам буде легше виявити дублікати і помітити або видалити їх за необхідності.

Знайдіть дублікати у числах за допомогою функцій

Numbers має дві вбудовані функції, які можна використовувати для пошуку дублікатів. Це функції ЯКЩО ТА РАХУНКИ. ЯКЩО може відображати дублікати як True або False або слово, яке ви призначаєте. РАХУНКИ покаже, скільки разів з’являється елемент, що вказує на дублікати.

Знайдіть дублікати за допомогою функції ЯКЩО

Щоб проілюструвати, як функція працює, дані нашого прикладу будуть відображати назви продуктів у стовпці A, а наша таблиця має заголовки стовпців у рядку 1. Щоб це працювало, вам необхідно відсортувати дані відповідно до вказаних вище методів. Просто виконайте такі дії для вашої електронної таблиці:

1. Додайте ще один стовпець або перейдіть до порожнього стовпця на аркуші, куди ви хочете додати індикатор, що повторюється.
2. Клацніть комірку в другому рядку нового або порожнього стовпця під заголовком і відкрийте Редактор функцій, ввівши знак рівності (=).
3. Введіть IF(A2)=(A1), «Дублювати», «У редакторі. Це порівняє комірку з коміркою над нею і введе слово Duplicate, якщо це дублікат. Якщо це не дублікат, він увійде в прогалину. Ви можете змінити A2 та A1 на B2 та B1 залежно від стовпця, в якому ви хочете шукати дублікати.
4. Натисніть на галочку, щоб застосувати формулу.
5. Скопіюйте формулу в наступні комірки, клацнувши комірку, в якій вона знаходиться, і перетягнувши її вниз по стовпцю, коли ви побачите жовтий гурток на кордоні.

Бажаєте, щоб осередки «Дублікати» виділялися ще більше? Спробуйте використовувати умовне форматування у Numbers, щоб виділити їх іншим кольором, щоб ви знали, які рядки видаляти.

Якщо ви волієте не використовувати власне слово і просто відображати True для дублікатів і False для не дублікатів, ви можете просто ввести (A2)=(A1) у редакторі. Це працює без додавання IF до нього.

Знайдіть дублікати за допомогою функції РАХУНКИ

Ми будемо використовувати ті ж заздалегідь відсортовані дані прикладу, що й вище, використовуючи стовпець A та наші заголовки стовпців. Ось як використовувати функцію РАХУНКИ для пошуку дублікатів:

1. Додайте ще один стовпець або перейдіть до порожнього стовпця на аркуші, де ви хочете дублювати індикатор.
2. Клацніть комірку в другому рядку під заголовком нового або порожнього стовпця і відкрийте Редактор функцій, ввівши знак рівності (=).
3. Введіть РАХУНКИ(A,A2) у редакторі. A – це стовпець, а A2 – рядок.
4. Натисніть на галочку, щоб застосувати формулу.
5. Скопіюйте формулу в наступні комірки так само, як у кроці 5 вище.

Тепер ви повинні побачити числа в цьому новому стовпці, які показують, скільки разів з’являється елемент у вашому стовпці-дублікаті. У нашому прикладі на знімку екрана ви можете бачити, що кепка з’являється три рази, пальто один раз і рукавички двічі.

Видалити дублікати з чисел

Ви можете вручну видалити дублікати, використовуючи функцію ЯКЩО або РАХУНКИ, знайшовши кожну комірку, в якій вказано «Дублікат», «Істина» або будь-яке число більше 1, і видаливши їх одну за одною. Сортування стовпця формули дозволяє видаляти дублікати набагато швидше, але ви повинні бути обережними, щоб не видалити оригінали разом з дублікатами.

Об’єднати та видалити дублікати з чисел

Можливо, ви хочете видалити дублікати, але не хочете втратити дані. Наприклад, у вас можуть бути дані про запаси продуктів, як у прикладі. Таким чином, ви хочете підсумовувати ці суми, перш ніж видаляти дублікати. Для цього потрібно спочатку об’єднати дані. Для цього завдання ви використовуватимете як формулу, так і функцію в Numbers.

Об’єднати дані

У нашому прикладі ми залишимо стовпець індикатора Duplicate, який ми використовували з функцією IF, оскільки він знадобиться нам пізніше. Потім ми додамо ще один стовпець праворуч для наших результатів.

1. Клацніть комірку в другому рядку нового стовпця під заголовком і відкрийте Редактор функцій, ввівши знак рівності (=).
2. Введіть (B2)+IF(A2)=(A3),(D3),0 у редакторі. (Ви можете побачити розбивку цих елементів формули нижче.)
3. Натисніть на галочку, щоб застосувати формулу.
4. Скопіюйте формулу у наступні осередки.

Розбивка формули:

• (B2) – це комірка, що містить нашу першу величину.
• + додасть цю кількість до наступного.
• IF(A2)=(A3) перевіряє наявність дублікатів між двома осередками.
• (D3) — це місце, де відображатиметься результат загальної кількості.
• 0 буде додано, якщо немає дублікатів.

Після того, як ви закінчите злиття даних, важливо двічі перевірити, щоб переконатися, що все складається правильно.

Видалити дублікати

Щоб видалити дублікати після об’єднання даних, ви знову скористаєтеся дією сортування. Але спочатку вам потрібно створити нові стовпці для копіювання та вставки результатів даних як значення, щоб вони більше не були формулами.

Використовуючи той же приклад, ми скопіюємо та вставимо стовпці Duplicate та Total:

1. Виберіть обидва стовпці, а потім натисніть «Редагувати» > «Копіювати» у рядку меню macOS.
2. Виберіть нові стовпці, куди ви бажаєте їх вставити, і натисніть «Редагування» > «Вставити результати формули» у рядку меню.
3. Видаліть стовпці з формулами, вибравши їх ще раз і клацнувши правою кнопкою миші або клацнувши стрілку заголовка стовпця і вибравши Видалити вибрані стовпці.

Тепер ви можете виконати сортування за стовпцем індикатора Duplicate, що залишився, використовуючи інструкції з сортування, наведені на початку цього посібника. Ви повинні побачити всі ваші дублікати, згруповані разом, щоб ви могли видалити ці рядки.

Ви також можете видалити вихідні стовпці «Кількість» та «Дублювати», які ви використовували для функцій та формул. Це залишить вас без дублікатів та об’єднаних даних.

Ви також можете відфільтрувати свій стовпець Duplicate, щоб бачити тільки не дубльовані дані, нічого не видаляючи:

1. Перейдіть до розділу «Упорядкувати» > «Показати параметри сортування» та клацніть вкладку «Фільтр».
2. Виберіть стовпець «Дублікати» у списку «Додати фільтр».
3. У вікні Choose a Rule виберіть Text у лівому меню, потім Is not у правому.
4. З’явиться список «Текст не є». Введіть “Дублювати” у текстове поле під ним і натисніть Enter.
5. Тепер у вашій таблиці відображатимуться лише ті записи, які не повторюються!

Пам’ятайте, перш ніж видаляти стовпці, рядки або інші дані з електронної таблиці, переконайтеся, що все зроблено правильно і вони вам більше не потрібні.

Робота з дублікатами у числах

У ваших електронних таблицях Numbers легко можуть бути дублікати незалежно від того, що ви розраховуєте. Сподіваємося, що кроки, які ми описали вище, допоможуть вам швидко визначити будь-які дублікати, об’єднати відповідні дані про них та видалити їх для чистого аркуша.

Ми також сподіваємося, що ці знання спонукають вас частіше використовувати Numbers. Це відмінна вбудована програма для Mac, яка може багато зробити, якщо ви витратите час на її вивчення.